Casussen

Algemeen: het informeren van klanten

Onze stelling is dat wij proactief handelen naar onze klanten. Dat doen we individueel, maar ook via digitale informatievoorziening. Bijvoorbeeld door nieuwsitems of specifieke onderwerpen waar meerdere klanten voordeel bij hebben te de delen via onze nieuwsbrief.

Onze secretaresse Coco zorgt voor deze informatievoorziening. Om de twee maanden versturen wij onze nieuwsbrief naar onze klanten en relaties. Coco zorgt ervoor dat een collega een inleiding schrijft en dat er passende foto’s voor de cover komen. Zodra de nieuwsbrief gereed is, verzendt zij deze naar onze klanten.

Ook tijdens de coronacrisis heeft Coco zorg gedragen voor een goede informatievoorziening. Ze heeft klanten en relaties telefonisch te woord gestaan, boodschappen aangenomen en contact onderhouden met onze medewerkers die thuiswerkten. Ze heeft diverse mailings over de maatregelen verzorgd, zodat onze klanten en relaties zo snel mogelijk correct geïnformeerd werden over de maatregelen van het kabinet.

Via deze wijze houden we klanten op de hoogte van relevante ontwikkelingen op de terreinen waarop wij werkzaam zijn.

HRM: het ontzorgen betreft loonadministratie maar ook personeelsadministratie

Scheiwijk voor Fijnproevers, de culinaire pitstop langs de A27, is een bijzondere klant voor een salarisadministrateur. Omdat het om een tankstation gaat, is de cao tankstations en wasbedrijven van toepassing met pensioenfonds Metaal en Techniek. Maar de medewerkers werken met name als barista’s/verkoopmedewerkers in de culinaire shop.

Eén van onze werkzaamheden als hun CFO is het uit handen nemen van allerlei werkzaamheden op het gebied van personeelsadministratie. Dat begint met de loonadministratie, waarbij we zoveel mogelijk proberen te automatiseren. Maar persoonlijke aandacht blijft de hoofdregel!

Maandelijks worden er via een exportsheet uren, toeslagen en reiskosten uit het urenregistratiesysteem van Scheiwijk getrokken en in ons salarispakket ingelezen voor verwerking. Die worden vervolgens gecheckt door onze salarisadministrateur Ria. Staat er bijvoorbeeld een feestdagentoeslag in augustus in, dan is dat voor haar een signaal om contact op te nemen.

Naast de verwerking van de salarismutaties tot salarisspecificaties, zorgt Ria voor een import van de loonjournaalpost in het boekhoudpakket van Scheiwijk voor Fijnproevers. Dit biedt direct inzicht in de loonkosten. Regelmatig is er overleg met Scheiwijk over de uurlonen van de medewerkers en de bijbehorende loonkosten, want loonkosten hebben pas echt invloed op de financiële bedrijfsvoering.

Wanneer er een nieuwe medewerker start, wordt er een nieuwe arbeidsovereenkomst opgesteld. De duur van de arbeidsovereenkomst leggen we vast in ons systeem, zodat 6 weken voor het einde van een arbeidsovereenkomst een signaal naar de klant wordt verzonden. Het einde van een arbeidsovereenkomst is een adviesmoment. Daarin kijken we of het contract omgezet moet worden naar onbepaalde tijd met lage WW-premie of dat er juist een nieuwe arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd opgesteld moet worden.

Daarnaast verzorgen wij de gegevens voor personeelsverzekeringen en de pensioenadministratie. Ook verzorgen wij aanvragen voor subsidies en compensaties. Door de diversiteit aan medewerkers binnen Scheiwijk voor Fijnproevers zijn er mogelijkheden hiervoor. Zo verzorgen wij de WAZO-aanvraag voor zwangeren en ziektewetuitkeringen voor vangnetters bij het UWV.

Scheiwijk voor Fijnproevers, een bijzondere klant voor wie we soms verrassende werkzaamheden mogen verrichten. Daarmee zijn wij voor hen van toegevoegde waarde en geeft Scheiwijk voor Fijnproevers onze salarisadministrateur uitdaging en werkplezier.

Financiële administratie inclusief voorbereiden wekelijkse betaalbestanden

We werken niet alleen maandelijks of per kwartaal de administratie van onze klanten bij. We hebben ook klanten die nagenoeg alles aan ons hebben uitbesteed.

Voor een klant in de Signing branche werken wij bijvoorbeeld wekelijks de boekhouding bij met gebruikmaking van Twinfield en Basecone. De klant stuurt inkoopfacturen in via Basecone waarna wij deze verwerken. Via de bankkoppeling in Twinfield komen dagelijks de bankmutaties automatisch binnen. Daardoor hebben we altijd een up to date overzicht en is het mogelijk de administratie zo efficiënt mogelijk bij te houden. De klant heeft maandelijks via Visionplanner inzicht in de administratie en zijn cijfers.

Voor deze klant maken wij ook wekelijks betaalbestanden (SEPA) op. Onze relatiebeheerder neemt wekelijks, na het bijwerken van de administratie, contact op met de klant. In dit telefonisch onderhoud met één van de eigenaren, nemen we de administratie kort door en eventuele vragen (van beide kanten) worden direct beantwoord. Daarna nemen we de crediteurenlijst door. Aan de hand van deze lijst wordt bepaald welke facturen betaald kunnen worden, rekening houdend met de liquiditeit, automatische incasso’s, loon- en belastingbetalingen.

Door deze proactieve verwerking is er sprake van een intensief contact met de klant. Beide partijen ervaren dat als zeer prettig. De administratie is up to date en de klant heeft nauwelijks omkijken naar zijn administratie.

Boekhouden kan verder gaan dan alleen het verwerken van mutaties!

Financiële administratie: debiteurenbeheer

Voor een klant actief in personal coaching verzorgen wij de boekhouding, maar ook het debiteurenbeheer.

Elke week versturen we betalingsherinneringen, zodat de klant hier geen omkijken meer naar heeft. Bovendien hebben we wekelijks kort overleg over de administratie; het is immers geen éénrichtingsverkeer. Het hoort bij onze taken om erachter te komen wie er bij de klant aan de ‘ontbijttafel’ zit. Kortom, wat houdt de klant bezig en wat speelt er op de werkvloer?

De klant heeft geen omkijken naar zijn administratie en weet dat er over zijn debiteuren gewaakt wordt.